Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kuliah Untuk Dosen, Contoh Lengkap

Surat izin tidak masuk kuliah merupakan surat izin yang dibuat oleh mahasiswa dengan maksud dan tujuan untuk mendapatkan izin dari dosen (pengajar, Pembimbing) kuliah yang bersangkutan. Surat izin tersebut dibuat, disebabkan karena ada keperluan lain diluar perkuliahan yang mengharuskan seorang mahasiswa tidak dapat mengikuti perkuliahan pada jam kuliah tertentu di hari tertentu. Misalnya, ada kegiatan seminar, atau program-program kampus, atau program diluar kampus (masyarakat).

Selain itu, surat izin tidak masuk kuliah juga dibuat, disebabkan karena ada halangan atau hambatan lain, misalnya sakit, atau menjenguk orang sakit. Biasanya, surat izin tersebut juga harus disertai dengan keterangan dari rumah sakit agar lebih meyakinkan. Sedangkan jika ada keperluan lain seperti mengikuti seminar, maka harus melampirkan surat keterangan dari ketua atau panitia seminar, dan sebagainya.

Intermezzo 1: Apa yang dimaksud surat?

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, berkenaan dengan lima hal, yaitu pemberitahuan, permintaan, buah pikiran (gagasan), alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Jika anda mengirim surat melalui kantor pos, umumnya dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Banyak sekali jenis-jenis surat, namun jika dilihat dari segi bentuk dan isinya, ada dua jenis surat, surat resmi dan non resmi. Surat izin tidak masuk kuliah termasuk kedalam jenis surat resmi,  karena berhubungan dengan lembaga pendidikan resmi. Untuk itu perhatikan kelengkapan surat anda. Sebab, sebagian dosen tidak senang dengan surat yang dibuat asal-asalan, yang akibatnya, dosen tersebut menganggap anda tidak pernah mengirim surat dan absen anda ditulis tidak hadir.

Intermezzo 2: Apa yang dimaksud dengan surat resmi?

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1) Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4) Penggunaan ragam bahasa resmi
5) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6) Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat. terdiri dari:

• Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
• Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
• Logo instansi/lembaga

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat. Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
9. Penutup surat. yaitu:

• salam penutup
• jabatan
• tanda tangan
• nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

10. (relatif) Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat izin tidak masuk kuliah ini merupakan surat yang bersifat formal. Maka dari itu, tata cara penulisan surat yang baik dan benar harus diperhatikan. Berikut contoh surat izin tidak masuk kuliah tersebut.

Bandung, 23 September 2015
Kepada
Yth. Bpk. Drs. Satya Purnama, M.Si.
Universitas Bandung

Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama                    : Bagus Prasatya
NIM                      : 20130410456
Kelas                     : M
Ruang                   : D.03
Program Studi      : Manajemen S-1
Fakultas                : Ekonomi

Ingin menyampaikan permohanan maaf atas ketidakhadiran pada hari rabu, tanggal 23 september 2015, karena saya harus menghadiri kegiatan kegiatan seminar “program kreatif mahasiswa” yang diadakan di luar kampus. Berdasarkan persyaratan dalam kegiatan ini, mengharuskan saya untuk hadir dalam seminar tersebut. Sedangkan mengenai materi kuliah dan tugas yang mungkin akan diberikan pada hari tersebut, saya akan berdiskusi dengan teman-teman yang lain, dalam rangka membahas materi kuliah dan tugas kuliah.

Demikian surat izin ini saya sampaikan, semoga dapat dimaklumi. Atas izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Bandung, 23 September 2015

Dengan Hormat,

Bagus Prasatya

Demikianlah contoh surat izin tidak masuk kuliah ini. Surat tersebut hendaknya dibuat dengan sebaik-baiknya, sebab surat izin tidak masuk kuliah adalah surat yang bersifat formal. Tata penulisan bahasa yang baik dan benar, perlu diperhatikan. Selain itu, lebih baik disertai dengan lampiran-lampiran lain yang dibutuhkan untuk lebih meyakinkan.